Vendre un appartement en copropriété : les documents à réunir

La liste L721-2, en checklist commentée

Ces documents concernent la vente d'un lot dans un immeuble en copropriété à usage total ou partiel d'habitation. Ils sont remis à l'acheteur au plus tard le jour où il signe la promesse ou le compromis.

Documents d'organisation

• Fiche synthétique de la copropriété : elle regroupe les données financières et techniques de l'immeuble.
• Règlement de copropriété et état descriptif de division, avec les actes qui les ont modifiés, s'ils ont été publiés. Ils fixent les règles de vie, la répartition des charges et la définition des lots.
• Procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, sauf si le vendeur n'a pas pu les obtenir du syndic. On y lit les budgets, les travaux votés et les procédures en cours.
• Notice d'information sur les droits et obligations des copropriétaires et le fonctionnement du syndicat.

Informations financières (charges, sommes dues, fonds de travaux)

• Charges payées par le vendeur au titre des deux exercices comptables précédant la vente, budget prévisionnel et hors budget.
• Sommes que l'acheteur pourrait devoir au syndicat des copropriétaires, par exemple une avance de trésorerie.
• État global des impayés de charges dans la copropriété et de la dette envers les fournisseurs.
• Part du fonds de travaux rattachée au lot et dernière cotisation versée, si la copropriété dispose d'un tel fonds.

Pour les syndicats visés au deuxième alinéa de l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965, la loi dispense de fournir les sommes dues par l'acheteur et l'état global des impayés. Votre notaire vous dira si c'est votre cas.

État de l'immeuble (carnet d'entretien, DTG, plan pluriannuel de travaux)

• Carnet d'entretien de l'immeuble : il recense la maintenance et les travaux réalisés.
• Conclusions du diagnostic technique global (DTG), s'il a été réalisé.
• Plan pluriannuel de travaux adopté ou, à défaut, son projet s'il a été élaboré.

Deux exceptions allègent la liste. Si l'acheteur possède déjà un lot dans la même copropriété, les documents d'organisation et d'état de l'immeuble ne sont pas exigés. Pour un lot annexe vendu seul (cave, parking, garage, cellier), les PV d'AG, le carnet d'entretien, la notice, le DTG et le plan de travaux ne sont pas exigés.

Pré-état daté et état daté : qui les demande, à quel moment

Les deux noms se ressemblent, mais ils ne couvrent pas la même étape.

Le pré-état daté intervient avant la promesse. Ce nom ne figure pas dans l'article L721-2, qui énumère des informations à remettre et non un document portant ce titre. En pratique, la fiche F2965 de Service-Public cite le « pré-état daté établi par le syndic » parmi les documents de copropriété que le vendeur présente pour préparer l'avant-contrat. Il rassemble surtout les informations financières de la liste ci-dessus.

L'état daté intervient avant l'acte définitif. Il est obligatoire et seul le syndic peut l'établir, à la demande du notaire ou du vendeur. Il indique les sommes que le vendeur doit au syndicat, celles que le syndicat lui doit et celles qui resteront à la charge de l'acheteur. Son coût, facturé au vendeur, est plafonné à 380 € TTC, y compris quand plusieurs lots sont vendus en même temps.

Avant la signature de l'acte, le syndic transmet aussi au notaire un certificat de moins d'un mois attestant que le vendeur n'a pas de dette envers la copropriété. S'il reste une dette, le syndic peut faire opposition au versement du prix pour être payé.

Le délai pour obtenir ces documents auprès du syndic est variable selon la copropriété et le dossier : demandez-les tôt, et renseignez-vous auprès du notaire chargé de la vente.

Le mesurage loi Carrez

La surface privative du lot, dite surface loi Carrez, doit figurer dans l'avant-contrat et dans l'acte de vente. L'ANIL recommande de la faire mesurer par un professionnel. Si la surface réelle est inférieure de plus de 5 % à celle indiquée dans l'acte, l'acheteur peut demander au juge une baisse du prix proportionnelle aux mètres carrés manquants, dans un délai d'un an après la signature de l'acte authentique.

Le mesurage fait partie du dossier de diagnostic technique, avec le DPE, l'amiante, le plomb, l'électricité ou le gaz selon les cas. Ces diagnostics sont détaillés dans notre guide des documents pour vendre un logement.

Où récupérer les documents

• Auprès du syndic : c'est lui qui détient les PV, le carnet d'entretien et les données comptables de la copropriété.
• Sur l'extranet de la copropriété : un syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété, sauf décision contraire de l'assemblée générale (loi du 10 juillet 1965, art. 18). On y trouve notamment le règlement de copropriété, la fiche synthétique, le carnet d'entretien, les PV des trois dernières AG et votre compte de copropriétaire (décret n° 2019-502 du 23 mai 2019).
• Dans vos propres archives : convocations, PV et appels de charges reçus ces dernières années.

La remise à l'acheteur peut se faire sur tout support, par courrier, en main propre ou par voie dématérialisée (e-mail, clé USB), à condition que l'acheteur l'accepte expressément. Il atteste de la remise en signant la promesse chez le notaire. Si la promesse est signée sans notaire, il l'atteste dans un écrit daté et signé de sa main.

Ce qui se passe si un document manque

L'acheteur d'un logement dispose d'un délai de rétractation de 10 jours. Ce délai ne démarre qu'une fois remis les documents d'organisation (fiche synthétique, règlement et état descriptif, PV d'AG) et les informations financières. Il court à partir du lendemain de leur réception.

Un oubli ne bloque donc pas la signature, mais il laisse la vente ouverte plus longtemps : tant que les pièces manquent, l'acheteur peut encore se rétracter. Les étapes et délais entre promesse et acte sont détaillés dans notre article sur le compromis et l'acte de vente. Cette promesse fait souvent suite à une offre d'achat acceptée par écrit.

Travaux votés et charges : qui paie quoi

Une fois la vente notifiée au syndic, la répartition suit la nature de la dépense, selon Service-Public :

• les provisions du budget prévisionnel (entretien courant, fonctionnement) : le vendeur paie celle qui est exigible ;
• les dépenses hors budget, comme des travaux votés : elles reviennent à celui qui est copropriétaire au moment où elles sont exigibles ;
• la régularisation annuelle des charges : le trop-perçu ou le complément revient à celui qui est copropriétaire à la date d'approbation des comptes.

Le vendeur et l'acheteur peuvent convenir d'une autre répartition dans l'acte. Cet accord vaut entre eux, mais il ne s'impose pas au syndic.

Si la copropriété a souscrit un emprunt collectif pour des travaux, les sommes restant dues par le vendeur deviennent exigibles à la vente, sauf accord pour transmettre l'obligation à l'acheteur.

Vendre un appartement à Caen : situer le prix

Les documents disent beaucoup d'un immeuble : travaux votés, charges, fonds de travaux. Le prix, lui, se juge d'abord par rapport aux ventes réelles. La page de prix de Caen donne les médianes DVF de la ville et de ses quartiers, avec une page par quartier, par exemple les ventes du quartier Centre Ancien ou les ventes du quartier Saint-Jean.

Vous vendez un appartement à Caen ? Situez-le dans les ventes DVF de son quartier : estimer votre bien.

Si l'appartement est loué, d'autres règles s'ajoutent : voir notre guide pour vendre un logement loué.

En cas de doute sur une pièce ou sur une charge, le notaire chargé de la vente reste le bon interlocuteur.